A leveleid spamben landolnak, és nem derül ki, miért

Az első ok, amit ki lehet zárni, a levél-hitelesítés. Ez három bejegyzés a domained DNS-ében, abban a nyilvános adatlapban, ami minden domainhez tartozik: SPF, DKIM és DMARC. Ebből tudja a fogadó levelezőrendszer, hogy a levél tényleg tőled jött. Ezt a hármat nézzük meg minden nap, és ha bármelyik megváltozik, még aznap emailt küldünk róla.

Ezt az emailt hívjuk a továbbiakban napi jelzésnek. A képen látható eset illusztráció, nem valódi ügyfél-adat, de a felépítés pontosan ez.

A hitelesítésed ma rendben lehet, és holnap némán megváltozhat

Ezek a beállítások a domained DNS-ében élnek, és ott sok kéz nyúl hozzájuk. Három tipikus eset:

• egy levelezés-szolgáltató váltása átírja a levelezés útvonalát;
• egy új levélküldő rendszer, például egy hírlevél-küldő, beteszi a saját DKIM-bejegyzését a többi mellé;
• egy fejlesztő rendet rak a régi bejegyzések között, és kiesik egy sor, amiről senki nem tudta, mire volt jó.

Egyik esetben sem jön hibaüzenet. A levélküldés működik tovább, csak a fogadó levelezőrendszer kezd másképp dönteni: egyre több leveled kerül a spam mappába.

A hiányt rendszerint akkor veszed észre, amikor egy ügyfél szól, hogy nem kapta meg a visszaigazolást.

Két dolog, amit a Gmail elárul a leveleidről

A napi ellenőrzésünk a DNS-oldalt nézi: azt mondja meg, hogy a hitelesítésed rendben áll-e. Azt nem, hogy a leveleid a címzett beérkező mappájába jutnak-e.

Erre a Google saját, ingyenes felülete, a Postmaster Tools való. Ehhez egy DNS-bejegyzéssel igazolni kell, hogy tiéd a domain; ezt a bejegyzést mi adjuk meg. Ez derül ki belőle:

• hányan jelölték spamnek a leveleidet, napi bontásban, arányban megadva -- ezt hívják panasz-aránynak;
• milyen arányban és milyen okból akadnak el a levelek, és ezen belül külön az, hogy a fogadó levelezőrendszer visszautasította-e őket, vagy csak a spam mappába tette.

Ez a visszajelzés kizárólag a Gmail felé küldött levelekről szól. Az Outlook, a Yahoo és a céges levelezőrendszerek nem látszanak benne. Ahol a címlistád nagy része Gmail, ott ez a legjobb külső visszajelzés, amit meg lehet kapni.

Az összesített kép a küldésed egészéről szól, nem egyetlen levélről. Előfordul, hogy egy konkrét postafiókban spamben landol a levél, miközben az összesített kép rendben van. A Gmail ugyanis címzettenként külön tanulja, mit tekint kéretlennek.

A kettő ritmusa eltér. A napi ellenőrzést mi futtatjuk, ezért az minden nap lefut, és az eltérésről aznap szólunk. A Gmail visszajelzése napi bontásban érkezik, de csúszással.

A Google emellett csak akkor mutat adatot egy adott napra, ha aznap elég levél ment a Gmail felé a domainedről; ritkább küldésnél egy-egy nap üresen marad. Hogy nálad hogyan alakul ez, a felmérésből kiderül.

Egyetlen elrontott DNS-bejegyzés az összes leveledet érinti

Vedd sorra, milyen leveleket küld a rendszered magától:

Akár havi néhány száz, akár néhány ezer, mindegyik ugyanazon a hitelesítésen megy át, és egyetlen elrontott DNS-bejegyzés mindet egyszerre viheti a spam mappába.

Ha ez a hitelesítés elromlik, nem kapsz hibaüzenetet. A levelek elmennek, csak a fogadó levelezőrendszer kezd másképp dönteni róluk. Két hét is eltelhet, mire valaki szól, hogy nem kapta meg a visszaigazolást.

Ezért nézzük meg minden nap, és ezért kapsz aznap jelzést, ha valamelyik bejegyzés elmozdul. Nem minden nap történik valami; a baj az, hogy az a nap, amikor történik, nem jelentkezik be magától.

Az egészségiparban az email nehezebben pótolható csatorna

Ha vitaminokkal, étrend-kiegészítőkkel vagy kozmetikumokkal foglalkozol, ismered a helyzetet: a Google és a Facebook hirdetési rendszere a termékeid egy részére nem enged hirdetni. Hogy pontosan melyikre, azt a platformok saját szabályzata dönti el, és időről időre változik.

Emiatt a saját listád és a rendszered automatikus levelei aránytalanul nagy súlyt kapnak, mert azt a csatornát nem veheti el tőled egyetlen szabályzat-módosítás sem. De csak akkor ér valamit, ha a levél tényleg megérkezik a címzett beérkező mappájába.

Egy hirdetési fiók letiltása azonnal látszik, és lehet ellene tenni. A hitelesítés csendben romlik el, és épp azt a csatornát viszi magával, amivel a kiesést pótolnád.

Amikor a Microsoft visszautasít, ez áll a hibaüzenetben

Ha a küldő domain nem felel meg a hitelesítési elvárásoknak, a Microsoft levelezőrendszere visszapattintja a levelet, és ez a sor áll a visszakapott hibaüzenetben:

550 5.7.515 Access denied, sending domain <domain> does not meet the required authentication level.

Ez a Microsoft saját hibaüzenete, szó szerint. Aki már látta, felismeri.

Ez a küszöb nem mindenkire vonatkozik. A Microsoft akkor alkalmazza, ha ugyanarról a domainről napi ötezer vagy annál több levél megy a szolgáltatásaik felé. Ha te ennél kevesebbet küldesz, ez a konkrét küszöb ma nem áll rád.

A hitelesítés viszont igen, és mindjárt megmutatjuk, miért. A Google fejlesztői dokumentációja ugyanazt a hármat kéri, amiről a lap elején volt szó: SPF-et, DKIM-et és DMARC-ot.

Ami a küszöb alatt is számít: a nagy fogadó levelezőrendszerek abból indulnak ki, hogy a levél küldője igazolható-e. Ha egy levélhez nincs mihez kötni a küldőt, a döntés a levél tartalmára és a domain előéletére szűkül, vagyis arra, hogyan viselkedtek a korábbi küldéseid.

A hitelesítés tehát az az alap, amire a többi mérlegelésük épül, és ezért dől el gyakran ezen, hogy a leveled a címzett beérkező mappájába kerül, vagy a spambe.

Amit nem ígérünk

Egy adott levélről nem tudjuk megmondani, hogy megérkezett-e. A Gmail felé menő küldésedről összesített képet kapunk, egyetlen levél útját viszont az sem követi.

Azt sem ígérjük, hogy megmondjuk, egy kampány miért került spambe. A hitelesítés és a panasz-arány két gyakori ok a lehetségesek közül, mellettük a levél tartalma és a domain korábbi előélete is számít.

A napi ellenőrzést arra érdemes használni, hogy a hitelesítés és a panasz-arány kiessen a találgatásból. Ami ezek után marad, az a levél tartalma és a domain előélete: két konkrét dolog, amit célzottan lehet nézni.

Két csomag: egyszeri beállítás vagy havi monitoring

Kétféle csomagot kérhetsz, attól függően, hogy egyszeri munkára vagy folyamatos figyelésre van szükséged.

• Egyszeri beállítás -- felmérjük a domainedet, a hiányokat bevisszük, és ezzel a munka lezárul. Akkor elég ennyi, ha az email-beállításaid egyszeri átvizsgálására és rendbetételére van szükséged.
• Havi monitoring -- a beállítás után minden nap megnézzük, hogy a hitelesítésed a helyén van-e, és ha bármi eltér, még aznap megkapod a napi jelzést.

Havi monitoringot akkor ajánlunk, ha a rendszered magától küld leveleket, és kritikus, hogy meg is érkezzenek. Nem a darabszám dönt, hanem az, hogy kerül-e pénzbe egy elveszett levél.

A havi szó az elszámolás ritmusát jelenti, az ellenőrzés minden nap lefut. Havonta egyszer akkor is kapsz egy havi összegzést, ha nem volt teendő: abban az áll, hogy a levélküldésed hitelesítése végig a helyén volt.

Nem neked való, ha az email nálad nem kritikus csatorna. Ha egy elveszett visszaigazolás nem kerül pénzbe, ez a szolgáltatás fölösleges kiadás.

Mitől függ az ár

Az ár a domainjeid számától és a jelenlegi állapotuktól függ. Három dolog számít:

• hány domainről küldesz egyáltalán levelet;
• áll-e már működő hitelesítés, vagy nulláról kell felépíteni;
• a DNS-t mi kezeljük-e, vagy a fejlesztőd kapja meg a pontos leírást.

Ezek döntik el, mekkora munka az indulás. Ezért először megnézzük a domainedet, és az árat arra szabva adjuk meg.